社会人として敬語を正しく使うことは非常に重要です。
ビジネスシーンで大切なのは、取引先や他社のスタッフの役職を正確に呼ぶことです。
適切でない呼び方をしてしまうと、たとえ直接注意されなくても、礼儀をわきまえていないと思われる可能性があります。
それでは、社外の人々や自分の会社の上司に対する正しい呼び方やメールでの表現について見ていきましょう。
ビジネスシーンでの役職の正しい呼び方
役職を使っての呼び方は、それ自体が敬意を表しています。
例えば、他社の人を「○○課長」「○○部長」と呼ぶのが一般的です。
「課長」や「部長」の後に「さん」や「様」を付けるのは、敬称が重複するため適切ではありませんので注意しましょう。
この原則は、自社の上司に対しても同じです。
「○○課長」と直接呼ぶのが適切ですが、会社によっては「○○さん」と呼ぶ習慣もあります。
その場合は、社内の文化に合わせて呼び方を選びましょう。
取引先や外部の会議での自社上司の呼び方
電話や会議で外部の人々と交流する際に自社の役職者を紹介する場合、適切な方法は何でしょうか？このような場合、社内の人間を呼び捨てにするのが一般的です。
例えば社長であっても、外部の人と話す際には「○○」と呼び捨てにします。
具体的には、「社長の○○が申しておりました」と表現します。
「うちの○○社長が〜」という言い方は避けるべきです。
これは「うちのママが〜」と言っているのと似て非なる印象を与えかねません。
役職を持つ人の苗字を呼ぶ際のポイントは、その名前を単独で使用することです。
社内で「○○部長」と呼ぶのが普通でも、外部との会話では「部長の○○」という形で呼ぶべきです。
上司に代わって社外にメールを送る際のマナー
上司の依頼で外部にメールを送る際の書き方については、こちらの記事で詳しく説明しています。
ぜひ参考にしてください。
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上司の依頼で送るメールの例文を、社外と社内用に分けて紹介しています。
代理でメールを送る際の書き分け例文：社内・社外用
社外の役職者へのメールではどのように呼びかけるべきでしょうか？
例えば、相手の会社の部長にメールを送る場合は「○○部長」と記述するのが基本です。
しかし、「様」や「さん」をつけないと、尊大に見えることがあります。
そう感じる場合は、「部長の○○様」という形で書くことをおすすめします。
ただし、「○○部長様」は二重敬語になるため、使用は避けましょう。
電話で相手を呼び出す際も、「部長の〇〇様をお願いします」と言うのが適切です。
電話をかける時は、「○○会社の〇〇です。部長の○○様はいらっしゃいますか？」
と自己紹介を忘れずに。親しくても、「○○さんいますか？」という軽い言い方は避けるべきです。
自社の役職者については、社外のメールでは通常、呼び捨てで表現します。
「弊社課長の○○が申しておりました」という表現が一般的です。
電話での表現では、「○○がぜひお会いしたいと申しておりました」や「部長の○○はただいま席を外しています」と伝えます。
まとめ
取引先との会議などで相手の呼び方を間違えると、個人のみならず会社の印象にも損害を与えかねません。
社外での自社の人間は身内として扱わず、公の場では呼び捨てにすると覚えておきましょう。
また、敬語の正しい使用にも常に注意しましょう。
