代理でメールを送る際の書き分け例文：社内・社外用

上司からメールの代理送信を頼まれた時、ちょっと緊張しますよね。

自分名義でのメールは気楽ですが、上司の代理だと責任を感じます。

間違いなく、確実に送りたいですよね。

この記事では、上司の指示で代理でメールを送る際のポイントと、社外・社内向けの具体的な文章例を紹介します。

社外への代理メール例文

上司に代わって外部の方へメールを送る場合の例文です。

このようにまとめれば分かりやすいです。

また、メールの返信についての例文もご紹介します。

代理で送るメールの基本構成

まず、相手方の正確な名称を記入しましょう。

「○○株式会社　御中」といった形です。

これは、代理送信であっても通常のビジネスメールと変わりません。

次に、一般的な挨拶を述べ、自身が代理でメールを送っていることを伝えます。

メインの内容の後で、返信を誰に送るべきかを指示します。

署名では、先に上司の氏名と連絡先を、次に自分の氏名と連絡先を記入します。

代理でメールを送る時のポイント

代理でメールを送る際には、個人宛に送る場合とは異なる注意点があります。

代理として連絡することの伝達

普段と違う人から連絡が来る場合、相手には代理であることを明確に伝える必要があります。

そうしないと、相手は混乱したり、部下が勝手に行動していると誤解する恐れがあり、これは会社の信頼性にも関わってきます。

メールを通じて、誰がその内容に責任を持つのかを明らかにすることも大切です。

ですので、上司の代わりにメールを送る旨をしっかり文中に記載しましょう。

返信先の情報をはっきりと

返信が必要な際には、相手が自分の上司へ返信すべきか、代理として連絡しているあなたへ返信すべきかを明確にしましょう。

返信先が不明瞭だと、メールのやりとりにおいて誤解が生じる恐れがあります。

そのため、上司とあなた自身の連絡先をきちんと記載することが重要です。

余計な内容は書かない

指示されたこと以外をメールに加えるべきではありません。

特に、個人的な意見や予測に基づいて情報を付け加えるのは避けましょう。

メールには、上司からの指示に従った内容だけを含めるべきです。

余計な情報を追加すると、それがトラブルのもとになる可能性があります。

件名で代理送信であることを伝える

メールを送る際には、どのメールアドレスから送るかによっても変わります。

上司をCCまたはBCCで入れてメール送信

CC（カーボンコピー）やBCC（ブラインドカーボンコピー）は、メールを複数人に一度に送る時に使います。

CCは受信者全員にメールのコピーを送る機能で、BCCは他の受信者には見えない形でメールを送れます。

代理でメールを送る時、上司をCCに入れておくと、そのメールが上司にも直接届き、メールの内容を一つ一つ報告しなくても済みます。

この方法なら、上司も送られたメールをすぐに確認できます。

プライベートなメールアドレスなど、個人情報を含む場合はBCCを使用するのが良いでしょう。

ただし、受信者と上司がお互いの連絡先を知っているような場合は、CCで問題ありません。

メールでの役職者への正しい呼び方にも気をつけましょう。「○○部長さん」という呼び方は避け、正確な呼称を使うべきです。

正しい呼び方については、別の記事で詳しく説明しているので、そちらを参考にしてください。

誤った呼び方をしてしまうことが多いので、注意が必要です。

社内への代理メール送信の際の文例

社内での代理メール送信時の例文を紹介します。

社内メールは社外へのものより少し緩い口調で良いですが、代理であることや返信先を明確に示すことは大切です。

まとめ

代理でメールを送る時は、自分が会社の顔となるわけですから、内容や表現には慎重になりたいですね。

この記事で紹介した例文を参考にすれば、基礎的なメール作成のガイドラインを把握できます。

メールを書く際には、添えたポイントに注意しながら、誤字やタイプミスがないか、送信前にしっかりと確認しましょう。